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桂林电子科技大学政府采购实施办法
发布时间:2013-12-3 16:26, 星期二 新闻来自:国有资产管理处 点击数:245

                  

                     桂电〔201115

 

桂林电子科技大学政府采购实施办法

 

第一章          总则

 

 第一条  为进一步规范我校的采购行为,促进招标采购工作的科学、公正和廉洁,根据《中华人民共和国政府采购法》和自治区财政厅《关于印发广西壮族自治区本级政府采购管理实施办法的通知》,结合我校实际情况,特制定本办法。

    第二条  本办法适用于学校各用户部门使用财政性资金(即中央、地方财政的各种形式划拨,通过各种行政事业性收费、政府采购性基金、政府间捐赠资金等获得的收入)以及纳入财政管理的其他资金,采购广西壮族自治区政府集中采购目录中的货物、工程和服务的行为。

    第三条  凡(年度)预算金额在1万元以上或者单项金额(年度)在1万元以下但批量金额(年度)在5万元以上的货物(以全校为单位),均要按本办法实行招标管理。学校服务类项目(年度)预算金额在1万元以上或者单项金额(年度)在1万元以下但批量金额(年度)在10万元以上的采购参照本办法执行。

    第四条  招标采购严格按照批准的预算执行,采购清单原则上按照学校确认的计划执行,由于特殊原因需要调整时应按照规定程序办理,且不能超出评审时确认的计划预算金额。

    第五条  各单位应严格执行国家、自治区和学校有关招标采购的规定,不得将必须依法进行招标的项目采取化整为零或其他方式规避招标。

 

                     第二章    招标采购管理职责

第六条  国有资产管理处是学校政府采购的管理部门,负责组织、实施学校的政府采购工作。其主要职责有:

() 审查、接受用户部门的设备购置申请,汇总填报政府采购计划表,上报自治区教育厅和财政厅审批采购计划;

() 采购计划获批后,通过竞争的方式选择委托采购代理机构,并签定招标委托代理协议;

() 编制审核招标文件,包括详细货物需求清单、相应服务要求、交货期、验收标准、付款方式、评分办法、中标原则等;经审计部门及主管校领导审核通过后交由采购代理机构对外发放标书及在规定媒体上发布招标公告;

() 按规定组织学校有关评审专家和人员参加开标、评标会;

() 组织用户部门审议招标项目评标结果,办理中标、成交结果报批工作,向招标代理机构发送中标、成交确认函;

 () 组织用户部门与中标供应商签订采购合同,负责办理合同的审批、盖章手续;

() 对合同双方的履约情况进行监督;

() 协调处理招标过程中出现的各种纠纷,协助监察部门处理投诉事宜;

() 整理保管招标采购过程的全套资料档案

() 定期进行中标商家信誉调查,根据用户部门对招标采购的设备质量和商家信誉的反馈意见,做好记录、分析和整理;

(十一)协助用户部门办理进口设备的减免税报批和报关事宜,按时向海关报送进口减免税货物统计表;

(十二)提供政府采购相关规定的咨询工作;

(十三)按季度统计政府采购信息,制作季度报表和年度报表,按时向上级主管部门报送政府采购信息统计表等。

第七条  用户部门是项目的具体实施单位,其主要职责有:

(一)负责落实采购计划的经费;

(二)规范填报设备购置申请表,确定拟采购设备的名称、数量、规格、性能参数、技术指标和售后服务、交货时间、安装调试等要求,做好前期询价工作,并提供三家以上的参考供应商情况;

(三)及时编报制作招标文件所需的《招标项目需求表》,填写商务、技术指标要清晰准确,表达完整,并符合政府采购有关法规要求;并对填报的内容负责;

(四)与招标采购主管部门商议委派评标、谈判代表;

(五在中标或成交通知书规定的时间内与中标供应商签定合同,交由国有资产管理处办理合同审批盖章手续;

(六)落实设备使用场地以及场地内的水电、改造及配套设施;

(七)按照合同约定时间及时组织项目负责人员依合同对采购项目进行验收,签发验收合格的书面证明或不合格的说明文件,按合同约定付款,发现问题及时向学校监督部门和招标采购主管部门反馈

(八)协助办理进口设备的减免税申报手续,依照海关规定使用进口设备;

(九)协助招标采购管理部门做好招标采购各环节工作。

第八条  财务处是学校采购工作的经费管理部门,主要职责有:

(一)编制学校年度政府采购预算,制定各部门的采购经费计划;

(二)对用户部门采购预算经费进行审核(单次采购预算金额5万元以上由财务签章);

(三)按规定支付合同货款;

(四)汇总编报年度政府采购统计信息等。

第九条  审计处和监察室是学校采购工作的监督部门,负责采购活动中有关环节的审计、监督工作,主要职责有:

(一)制订学校采购监督或审计的有关规定;

(二)参与日常的询价工作、参与审定招标文件;

(三)对涉及预算和结算的项目进行审核;

(四)对非招标合同等进行审核;

(五)监督招标项目评审专家的抽取和开标、评标过程,对招标采购环节的公开、公平和公正性等实施监督,引导学校参与采购活动的所有部门和当事人按政府采购有关法规行事;

(六)监督采购过程中各有关部门是否正确行使各自的权利和履行应尽的义务;

(七)参与采购纠纷的调解,接受公众对当事人违纪问题的投诉,对采购过程中的违纪和违规行为进行处理等。

  

第三章           采购申请和受理

    第十条  用户部门采购人申请购置设备时,依照学校批准的计划,在落实相应资金后,必须认真负责进行市场调查,详细了解仪器设备的性能、主要技术指标及适用性。除特殊情况外,一律不得指定单一品牌,所报设备种类、数量、金额不得超出学校已审批的计划范围。

十一条  凡单价在500元以上(或批量在2000元以上)的设备购置,用户部门需依类别填写《仪器设备购置申请表》,写明经费来源(如:教学设备费、学科建设经费、科研经费等),确定设备的标的、数量、规格、性能、技术指标、所询价格和售后服务、交货时间等要求,并写明可推荐的设备生产厂家、联系人、联系电话等信息,属公开招标的必须推荐三家以上厂家。

第十二条  用户部门主管领导需认真审核本部门采购申请人提交的《仪器设备购置申请表》,审批通过后签字。申请人根据购置经费来源将表格交由各经费归口职能部门(教务处、学科办、科技处等),在经费批准人一栏核准签字,并附经费批准部门同意购置设备的专家论证记录,机关行政办公经费的购置由国有资产管理处负责论证。

第十三条  国有资产管理处对用户部门提交的《仪器设备购置申请表》进行审查,根据货物类别及预算金额决定采购方式并及时告知用户。 凡申请人对拟购置仪器设备的技术指标不明确,含糊不清的,国有资产管理处可拒绝其购置申请。

第十四条  由于政府采购管理严格,采购环节多、周期较长,用户部门必须充分考虑以上因素,尽早做好安排。应提前90天填报购置申请,不得以采用招标方式采购时间不足为由规避招标。因提出采购申请不及时而影响使用的,由用户部门负责。

第十五条  用户部门应当采购国内产品,确有需要采购进口产品的,按照财政部下发的《政府采购进口产品管理办法》实行审核管理。依据学校批准的计划,在落实相应资金后,填报《进口仪器设备购置申请表》及《政府采购进口产品申请表》、《政府采购进口产品使用单位主管部门意见表》、《政府采购进口产品专家论证意见表》,准备好全部材料后交由国有资产管理处,上报自治区教育厅和财政厅审批。审批通过后由国有资产管理处组织安排相应的招标采购工作。

第十六条  进口设备采购在招标工作结束后,用户部门还需要与进出口代理公司签订进口委托代理协议及外贸合同,获得海关批准后才可办理免税进口手续,再由国外生产商发货至桂林,整个周期还需要三个月左右时间,用户部门应提前至少六个月提出进口设备的采购申请。

 

第四章        采购计划上报和审批

    第十七条  用户部门提交的仪器设备购置申请累计达到一定金额后,国有资产管理处负责分类汇总,依照《广西壮族自治区本级政府采购管理实施办法》的有关规定,整理填报政府采购计划表,申请采用公开招标方式或竞争性谈判等采购方式,上报自治区教育厅和财政厅相关部门审批。

第十八条  属政府采购集中采购目录以内或者达到采购限额标准以上的采购项目,须委托依法设立的集中采购机构或委托经广西壮族自治区财政厅认定的具有政府采购资格的采购代理机构代理采购。

第十九条  采购计划经上级部门审核通过后,国有资产管理处与采购代理机构就采购项目的组织实施进行协商,委托其采用公开招标方式或经自治区财政厅批准的其他采购方式代理采购事宜,双方签订招标委托代理协议。

 

第五章        招标文件制作和审核

第二十条  为完成招标文件的编制,加强标书制作的规范性、严谨性,对上级部门审批通过的政府采购计划中的设备,采购申请人需规范填报《招标项目需求表》并经部门主管领导审批后。以书面和电子文档形式报送国有资产管理处。

第二十一条  国有资产管理处根据表格内容汇总分标后制作招标文件。若采购设备相同或类似,可以合并招标的,国有资产管理处应根据实际情况在分标时予以合并。

第二十二条  标书正式对外发放后,由于提供表格不及时或内容不详、不实、不全造成招标延误、失败或错购设备等,所产生的责任和损失由用户部门承担。

第二十三条  采购代理机构制作招标文件初稿后交由国有资产管理处审核,招标文件应当包括招标项目所有实质性要求和条件以及拟订合同的主要条款。招标文件不得要求或者标明特定的生产厂家以及含有倾向或者排斥潜在投标人的内容。
    
第二十四条  国有资产管理处对招标文件进行审核修改,用户部门申请人对申购设备的名称、数量、规格型号、性能参数、技术指标、售后服务等内容认真核对并签字负责。

第二十五条  国有资产管理处将用户部门签字确认过的招标文件送交学校审计部门审核,针对审计部门提出的意见进行修改。

第二十六条  修改后的招标文件由国有资产管理处送交主管校领导审核,批准后交由采购代理机构对外发放,并在政府指定的媒体发布招标公告。招标文件发出后,除特殊情况外不受理更改技术指标的申请,因用户部门的疏忽追究负责人员责任。

 

第六章        开标、评标和定标

第二十七条  开标当日,校监察部门代表与采购代理机构人员一同前往市政府采购办,在评标专家库中随机抽取当日招标项目的评委,成员人数为5人以上单数,其中经济、技术方面的专家不得少于成员总数的三分之二。校内主要用户部门推选业务能力强、熟悉本项目仪器设备,能秉公办事的评委专家一名参加评标会,国有资产管理处派出校方代表列席评标会,校监察部门代表监督开标全过程。

第二十八条  评标工作由评标委员会负责,评标工作在严格保密的情况下进行,任何单位和个人不得非法干预、影响评标办法、过程和结果。评标工作一般按下列程序进行:
   
(一)资格性检查。
   
(二)符合性检查。

 (三)澄清有关问题。
   
(四)比较与评价。
   
(五)推荐中标候选人或确定中标人。

第二十九条  采购代理机构根据评标结果编写评标报告,经评委签字确认后交由国有资产管理处,评标报告主要内容包括:
   
开标日期和地点,投标供应商名单,评标委员会成员名单,开标记录,评标方法和标准,资格性、符合性检查情况说明,投标无效的供应商名单及原因,经评审的排序表,评标委员会的授标建议等。
   
第三十条 
根据政府采购的有关规定,学校作为采购人应当在收到采购结果报告后五个工作日内,按照评标结果报告中推荐的中标候选供应商顺序确定中标供应商。校内采购申请人在接到国有资产管理处通知后,在三日内必须到国有资产管理处查看中标候选供应商的投标文件,进行定标确认工作。

第三十一条  政府采购中采购人申报的设备品牌、型号和性能指标起参考作用,投标人可选用实质上相当于或优于参考品牌及技术参数性能要求的其他品牌型号进行投标,故审定中标候选人的投标方案不能简单的以申报采购计划的方案为准,应以候选人的投标方案中主要技术参数、投标价和售后服务等综合因素审定,同时还要参照评标答疑(谈判)等内容。

第三十二条  采购申请人通过对投标书、评标报告和相关资料的审核,确认采购项目的中标人,并在中标、成交结果确认单上签字采购申请人 需要请示部门主管领导才能确认的,应及时进行请示。若在接到通知后三日内在没有质疑的情况不进行定标确认的,视为认同评标报告的推荐结果。在中标(成交)通知书发出后,用户部门不得违规改变或放弃中标(成交)结果。

第三十三条  国有资产管理处将经所有用户部门确认过的中标结果送交主管校领导审核,盖章后交由采购代理机构对外公布。

第三十四条   在招标采购中,出现下列情形之一的,应当予以废标:

(一)符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足三家的;
   
(二)出现影响采购公正的违法、违规行为的;
   
(三)投标人的报价均超过了采购预算,采购人不能支付的;
   
(四)因重大变故,采购任务取消的。

废标或流标后,国有资产管理处征求用户部门意见,重新安排招标采购。需要采取其他采购方式的,需在采购活动开始前获得上级管理部门的批准。

 

第七章        合同签订和执行

第三十五条  在合同签订阶段,中标供应商将加盖有采购代理机构业务专用章的政府采购合同范本送交国有资产管理处,审核材料齐全后,由中标供应商联系采购申请人。申请人应仔细审核合同文本,双方在合同中填写具体的交货日期、交货地点等信息,确认合同资料无误后由用户部门主管领导在采购方委托代理人处签字。若有需要进一步明确的事项,可与中标、成交供应商签订补充协议,但补充协议不得背离合同实质性内容,之后一并送交国有资产管理处办理合同的审批盖章手续。对用户部门在没有质疑的情况下不按时签订合同,造成纠纷的由用户部门负责。

第三十六条  用户部门需要追加与合同标的相同的货物的,在不改变合同其他条款的前提下,可以与供应商协商签订补充合同,但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%。

第三十七条  国有资产管理处依据学校合同章管理办法,对招标合同与非招标合同分别办理合同的审批手续:

(一)金额在20万元以下的招标合同由国有资产管理处进行审核;

(二)金额在20万元以上的招标合同经国有资产管理处审核后,交由主管校领导审批;

(三)非招标合同及小额工程合同交由校审计部门审核,通过后按金额大小执行相应审批程序;

(四 )涉外合同及重大项目合同须经学校法律顾问审核。

第三十八条  所有合同必须办理完合同签章审批手续后,方可加盖“桂林电子科技大学合同专用章”以达合同生效。未经学校授权,用户部门不得擅自对外签订合同。

第三十九条  进口仪器设备由国有资产管理处委托进出口代理公司签订外贸合同,并代办报关和外贸手续。委托代理合同亦须办理合同签章审批手续之后方可正式盖章。

第四十条  合同盖章完毕后,国有资产管理处通知用户部门采购申请人前来领取一份存档,申请人必须作为长期档案加以妥善保存,于货到验收和日后维修时作为依据。

第四十一条  仪器设备到货后,用户部门应当按照合同约定的验收条款及时组织验收,根据验收情况填写验收签证单。若发生品牌型号不符、设备数量短缺、质量不合格、调试中有技术指标达不到合同标准的不予签收,向供货商提出更换、退货或索赔,并将情况及时书面报告国有资产管理处。验收合格后,用户部门根据设备类型及金额大小到国有资产管理处设备科办理固定资产的验收、登记及入账手续。

第四十二条  用户部门不得违反合同约定,任意提高、降低验收标准或将不合格产品验收为合格。不在合同约定的时间内验收、付款等造成违约,对方提出索赔的,由用户部门承担。

第四十三条  合同执行期间,若发现设备质量故障或技术指标不稳定等情况时,用户部门应及时取证,并依照合同规定通知供货商依据投标文件中售后服务承诺的相应条款进行维修,协商换货或索赔。若协商未果,应及时书面报告国有资产管理处,协助用户部门处理。

第四十四条  中标供应商的履约保证金退付时间一般为货物交货验收合格后一个月至一年,到期后无质量问题由供应商提出书面申请,用户部门负责人签署同意退付的意见,并加盖部门章后送交国有资产管理处,由国有资产管理处书面通知采购代理机构退还履约保证金。

第四十五条  免税进口设备属于海关监管货物,在规定的监管期限内(五~八年),不得转卖、出租、转让、抵押、质押、留置等,不得擅自变更设备使用地点。用户部门以往已采购的进口设备若需送往校外维修,必须将情况书面告知国有资产管理处,由国有资产管理处向海关请示报告后依照海关处理意见执行,各部门不得擅自将进口设备送出校外维修。

 

第八章        采购档案保存和管理

第四十六条  招标工作结束后,采购代理机构应在规定时间内将招标卷宗资料送交国有资产管理处, 采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

  第四十七条  招标档案包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评标报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。

  第四十八条  任何单位和个人需要借阅招标档案,必须到国有资产管理处办理登记手续,借阅完毕后应及时、完整归还。

 

第九章        零星采购和询价

第四十九条  不属于自治区政府集中采购目录及限额标准内的仪器设备购置,包括自筹资金购置设备,亦实行集中管理。

第五十条  招标采购限额以下的小额零星仪器设备购置,由用户单位对三家以上的商家进行询价,填写《仪器设备购置申请表》后送报国有资产管理处审批,不得擅自购买。

第五十一条  招标采购限额以下的批量货物,可采用询价采购方式。

实施询价采购方式的,应遵循下列程序:

(一)成立询价小组。询价小组由用户部门代表和国有资产管理处、审计处或监察室以及有关专家组成,询价小组应对采购项目的价格构成和评定成交的标准事项做出规定。
   
(二)确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价。
    (三)询价。被询价的供应商在规定时间内递交密封的报价文件原则上供应商派代表来校参加询价,现场询价的除外。

(四)确定成交供应商。询价小组根据满足采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。
   
第五十二条  零星采购和询价采购累计金额达一万元以上的用户部门需与商家签订合同,用户部门将合同交与国有资产管理处时,需附上询价记录,合同的审批、盖章手续参照招标合同执行。

 

第十章          管理和监督

第五十三条  国有资产管理处负责招标采购的日常事务,应做好招标采购各环节的工作,积极履行职责,维护学校利益。

第五十四条  审计部门和监察部门参与对招标过程的监督,发现问题应予以及时纠正。

第五十五条  因超越权限、放弃权力、滥用权利和不履行应尽义务以及违反操作程序等,给学校造成损失或不良影响的,责任人应当承担相应责任。

第五十六条  任何单位和个人对招标采购活动中的违法行为,有权检举,有关部门应当依照各自职责及时处理。

 

                       第十一章  附则

第五十七条  本办法由国有资产管理处负责解释。

第五十八条  本办法自印发之日起实施。

 

桂林电子科技大学

一一年四月十四日

 

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