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桂林电子科技大学进口仪器设备购置
发布时间:2013-12-3 16:48, 星期二 新闻来自:国有资产管理处 点击数:179

由于进口设备的购置程序相对较为复杂,特将进口设备购置流程中各阶段需要注意的事项作出说明:

一、预算阶段的注意事项

1预算留有余地进口设备的购置金额一般较大,属于贵重仪器设备,因此用户部门填写购置申请表之前的询价工作非常重要。由于进口设备与国产设备相比多出了外贸进口的手续,因此用户部门做预算时一定要留有余地。因为在招标环节和进口环节(国产设备没有)还有不少的费用,如:招标代理公司的中标服务费、履约保证金、货物涉及的代理费用(包含进出口代理公司佣金、海关办证费、报关费、报检费、银行手续费、运杂费、及其它费用的总和)等等,这些最终都会在投标价中体现,实际由采购人负担。所以用户部门的预算要预留一部分作为以上费用的考虑,标的大小不同费用差别也不同,大约5-10%左右。因此用户部门在询价时必须注意预算的可行性,若开标时投标人的价格超过预算,就会造成流标的结果,这样导致用户部门无法买到所需的设备。

2付款方式恰当:由于进口货物的付款方式不同也会影响商家的投标价格(付款方式要求越严格投标价越高),且存在外汇的交易问题,因此用户部门在询价阶段测算采购预算时,还需与商家咨询付款方式。一般金额较大的贵重设备多采用国际结算中常用的信用证付款方式,(例如:100%信用证方式,90%见货运单据即付,10%验收合格后凭最终用户签署的验收合格单据支付),金额不大的常规进口设备或设备金额较大,但商家愿意放宽付款条件的前提下,可采用后TT方式支付,即货到验收合格后在约定时间内支付全部货款,(无预付款)。由于付款方式的不同会对投标价格产生影响,用户部门应在预算时加以考虑,尽量在预算允许的范围内争取对学校有利的付款方式。

3落实运输方式进口设备的购置与国产设备购置的另一区别就是运输方式,一般是由国外生产商先运至香港,再由香港空运至桂林机场,然后委托进出口代理公司进机场报关提货,送至学校指定地点。如果设备体积较大,商家一般会采用海运方式。由于桂林没有海港,通常会海运至广州黄浦港,再经黄埔港陆路运输至采购人指定地点。海运的费用国外商家只负责船只运送到海港的部分,其余港口码头费及内陆运输部分全部都要由采购人负担。因此海运整体费用高于空运,运输方式也会影响采购预算,需要用户在询价时落实清楚。

二、填表及材料准备阶段的注意事项

1表格填写规范:用户部门首先填写校内的《进口设备购置申请表》,特别注意预算的可行性。根据财政部下发的《政府采购进口产品管理办法》的规定,进口产品实行审核管理,因此还需填报上报自治区教育厅和财政厅审批的表格(见《办法》附表123)。三张表格中的申请理由填写内容相同(参考样表见附件),需写明设备购置的必要性和用途,并重点就设备的性能要求、技术指标参数、价格、售后服务等方面同国内产品作充分比较。论证必须详细充分,以数据进行对比,不能简单只写国内产品稳定性不好,精度不高等含糊词语。

2论证意见清晰:附表3内的专家必须是校外的相关领域的技术专家,其中要含一名法律方面的专家,每个专家在附表3中论证意见处签名,并附身份证和职称证的复印件。政府采购的原则是购置国内产品,如果申请表格上报自治区财政厅审核不批准,项目就无法进入招标环节,因此专家论证意见必须清晰,有说服力,不能泛泛而谈。

3符合免税规定:由于进口设备还受海关监管,因此在招标开始之前还需提前向海关咨询学校拟购买的设备是否符合海关的减免税标准。用户部门还向招标科提供减免税进口设备的申请(参考样式见附件)。该申请是草稿,主要作用是向海关咨询,正式的申请在进口设备招标采购完成后正式向海关申报时提交。内容主要描述设备的性能技术参数以及设备的用途,同时还需提供设备的彩页资料(可让商家发电子版,用户部门打印后交招标科)。如海关反馈设备不符合免税规定,含税进口金额大概要比免税贵将近30%左右,是否继续含税购买由学校另行决定。

4提供折扣证明:由于进口设备比较贵重,为了争取对学校更有利的条件,节约采购资金,用户部门在询价时可让商家报免税到岸价(CIF海运orCIP空运),并且要求商家按照提供给教育行业的优惠折扣进行报价。因为不到正式投标时最终的投标价格无法确定,可让商家承诺一个折扣比例或大致的优惠额度,提供证明作为参考,扫描件也可,连同上述的表格资料交招标科。

用户部门提交给招标科的表格资料共计8样:《进口设备购置申请表》、《政府采购进口产品申请表》、《政府采购进口产品使用单位主管部门意见表》、《政府采购进口产品专家论证意见表》、《桂林电子科技大学进口设备论证专家联络表》、《减免税进口设备的申请》草稿、进口设备的彩页资料、商家的优惠折扣承诺。

三、标书制作阶段

1落实保修年限进口设备的购置申请获自治区教育厅、财政厅审批通过后就进入到正式的标书制作环节,用户部门需按照要求认真填写《货物需求一览表》。填写时设备名称必须规范,不能随意改动,除了技术指标外,还需明确运输方式、付款方式及免费保修年限等内容。由于进口设备保修成本较贵,用户还必须落实国外制造商实行的标准免费保修年限,如若要增加保修年限的,须考虑预算是否足以支付增加年限制造商收取的维护费用,落实后填写清楚。

2提供备选品牌:根据政府采购的原则,招标设备品牌型号不能指定唯一,同一品牌就算三家投标人参与投标,满足了投标人数量的要求,但也会被认定只有一个投标人而不满足竞争的基本要求被废标。因此用户在填写《货物需求一览表》中“参考规格、型号”一栏时必须提供三个参考品牌或型号。

四、签订合同阶段

1认真核准合同:进口设备的购置除了与国产设备一样签订政府采购合同之外,还需委托进口代理公司对外签订《外贸合同》,并与代理公司签订《进口设备委托代理协议》。进口代理公司与国外商家拟定好外贸合同初稿后发给用户部门审核,用户在审核时必须核准以下重要内容:产品的中英文名(中文名必须与招标文件中的一致)、规格型号、外贸价格、生产国别和制造商(生产国别是指产品在哪个国家制造并发运,必须准确,如:安捷伦设备总部在美国,但很多产品的出产地多为马来西亚)、装运期限、付款方式、质量保证条款中的保修年限等。

2确认设备清单:作为外贸合同的附件,设备的清单非常重要,用户必须逐一确认清单中所列配置的全部具体内容,不能有任何的出入。海关报关放行时检查非常严格,对照清单内容,多一项物品都不行,因此用户务必仔细确认设备清单。

3预估外币折算:用户在与进口代理公司签订代理协议时主要注意以下方面:通常代理协议第四条说明的是外汇部分支付的方式,用户要按照银行规定的预估汇率将中标的外币价折算成人民币汇入代理公司在银行的保证金账户,再由代理公司向银行申请开立信用证。真正的货款按照开立信用证当日的购汇价实际发生额计算,代理公司在与用户部门进行结算时,根据银行当日购汇价实际发生额对用户部门前期支付的货款进行多退少补。涉及国内费用部分由代理公司提供代理费发票,用人民币进行支付。

五、验收和海关监管阶段

1提前做好计划:进口设备的交货期较长,通常810周甚至更长,在外贸进口上交货期起始时间的计算是从卖方收到买房开立的信用证之日起,并不是从合同签订之日起。由于进口设备的审批、招标和交货周期较长,因此用户部门必须提前至少半年以上提交采购计划。货到桂林机场后,进口代理公司提货送至学校指定地点,验收合格后办理固定资产入库手续。

2按照规定使用:免税进口设备属于海关监管货物,在规定的监管期限内(五~八年),必须遵守《海关告知书》中的各项规定,不得转卖、出租、转让、抵押、质押、留置等,不得擅自变更设备使用地点。用户部门购置的免税设备必须在校内规定地点使用,不得从事任何经营活动,也不得在未经海关批准的情况下将设备拿出学校使用。若以往已采购的进口设备发生故障需送往校外维修时,用户部门必须将情况书面告知国资处,由招标采购科向海关请示报告后依照海关处理意见执行,各部门不得擅自将设备送出校外维修。

 

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